Data là khái niệm rất quen thuộc với chúng ta ngày nay. Hầu như mọi hoạt động trong nhiều lĩnh vực đều cần dùng đến data. Thế nên mới thấy tầm quan trọng của dữ liệu to lớn hơn bao giờ hết đặc biệt trong thời đại công nghệ số hiện đại. Cùng Itdie tìm hiểu rõ hơn về data là gì và vai trò của nó trong bài viết sau.
Data là gì và những điều cần biết
Dữ liệu là một tổ hợp các thông tin, trong đó bao gồm chữ, số, hình ảnh… Qua đó giúp con người hình dung được vấn đề một cách tổng quan và ứng dụng nó nhiều trong các ngành công nghệ, kỹ thuật, khoa học hay kinh doanh.
Một thuật ngữ lĩnh vực mạng máy tính thường dùng đến là big data. Nó là tập hợp các dữ liệu có quy mô cực kỳ lớn, mang tính phong phú và biến động nhanh. Hiện tại big data không thuộc quản lý của bất kỳ công cụ quản lý dữ liệu truyền thông nào nhưng tầm quan trọng của dữ liệu này rất lớn. Big data thường ứng dụng trong ngân hàng, y tế, thương mại, marketing với vai trò làm công cụ phân tích, đánh giá, lưu trữ hay đảm bảo an ninh.
Các dạng dữ liệu cơ bản
Dữ liệu có cấu trúc: Là nhóm dữ liệu hoạt động với chức năng lưu trữ và truyền đạt thông tin theo một cấu trúc xác định. Nó có một số đặc điểm:
- Giúp đưa ra các dữ liệu và số liệu khách quan.
- Được thể hiện dưới dạng số hoặc chữ.
- Được lưu trữ trong Excel, SQL, Google sheet.
- Dễ dàng thu thập, truy xuất, sắp xếp thông tin.
- Dễ dàng trích xuất thông tin.
Dữ liệu phi cấu trúc: Là tập hợp các dữ liệu phức tạp, khó nhận biết, chưa được sắp xếp và tổ chức đúng trình tự có sẵn. Đặc điểm của dữ liệu này như sau:
- Thường thể hiện dưới văn bản để bày tỏ ý kiến, quan điểm hoặc đánh giá thương hiệu.
- Được lưu trữ trong Word, Elasticsearch hoặc Solr.
- Khó thu thập, khó truy xuất, lưu trữ, cũng như sắp xếp thông tin.
- Không thể sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để tìm kiếm.
Cách phân tích dữ liệu
Phân tích dữ liệu bằng phương pháp nghiên cứu định tính: Phương pháp này dựa trên từ ngữ, sự mô tả, hình ảnh, đồ vật. Trong đó phân tích qua từ ngữ được ưu tiên nhất. Với phương pháp này thông thường được tiến hành thủ công.
Phân tích dữ liệu bằng phương pháp nghiên cứu định lượng: Phương pháp được tiến hành với mục đích kiểm tra thông tin định danh. Các bước thực hiện gồm:
- Xác thực dữ liệu.
- Chỉnh sửa dữ liệu.
- Mã hoá dữ liệu.
Phương pháp này chỉ thể hiện thống kê các con số, các chuyên gia dựa vào đó để đưa ra nhận định.
Tầm quan trọng của dữ liệu doanh nghiệp
Đối với quản lý bán hàng
Trong lĩnh vực bán hàng, thường thu thập được nhiều dữ liệu về khách hàng cá nhân hay tập thể. Việc tận dụng các dữ liệu này sẽ giúp ích cho nhà quản lý tra cứu thông tin một cách chính xác. Dữ liệu này rất quan trọng đối với hầu hết các phòng ban trong doanh nghiệp không chỉ bán hàng mà còn là phòng marketing, phòng kinh doanh, kho vận. Nắm bắt và khai thác tốt dữ liệu sẽ có căn cứ cho việc theo dõi và tìm kiếm khách hàng sau mỗi chiến dịch. Giúp vận đơn, xuất đơn hàng hoá được uyển chuyển.
Đối với quản trị nhân sự
Quản lý nhân sự là quá trình kéo dài từ trước khi tuyển dụng cho đến khi đã tuyển được người và sau đó là kết thúc công việc nếu xảy ra tình trạng nhân sự nghỉ việc. Đối với doanh nghiệp phải quản lý rất nhiều nhân sự khác nhau thì để dễ dàng quản lý cần có dữ liệu sẵn cho lĩnh vực này.
Chính nhờ dữ liệu mà các cấp quản lý có thể nắm được tình trạng nhân sự hiện tại, đánh giá được năng suất lao động hay sai sót xảy ra để có kế hoạch khen và kỷ luật. Các chế độ lương thưởng hay phúc lợi cũng nhờ đến dữ liệu để tiến hành cho phù hợp. Doanh nghiệp nào biết khai thác tốt dữ liệu nhân sự sẽ có chiến lược tuyển người và đào tạo nhân viên hiệu quả cao.
Đối với nghiên cứu thị trường
Nghiên cứu thị trường là việc buộc phải làm trong nhiều lĩnh vực trong đó có ngành marketing. Tầm quan trọng của dữ liệu là rất lớn thậm chí mang tính quyết định thành bại trong nghiên cứu marketing. Hiểu được nhu cầu khách hàng, đón đầu các xu hướng tiêu dùng và tung sản phẩm ra thị trường để bán chạy đều căn cứ trên dữ liệu thu thập. Để làm tốt điều này đòi hỏi nhà nghiên cứu chắt lọc dữ liệu phải có kinh nghiệm và chọn đúng đối tượng để khai thác thông tin.
Dữ liệu khách hàng và vai trò của chúng
Dữ liệu khách hàng là toàn bộ các thông tin giữa khách hàng và tổ chức khi tương tác với nhau thông qua ứng dụng website, app di động, nền tảng xã hội hay khảo sát trực tiếp. Dữ liệu này tác động trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp. Bởi chúng có vai trò hỗ trợ rất lớn như:
Hỗ trợ chốt sale
Ngày nay việc bán hàng không dừng lại ở việc khách hàng đã mua xong sản phẩm. Đây là quá trình theo dõi trước, trong và sau khi mua. Muốn có quá trình này diễn ra suôn sẻ buộc phải có data khách hàng chất lượng. Nắm được dữ liệu khách hàng giúp nhân viên hiểu hơn về nhu cầu, biết đâu là sản phẩm đúng với sở thích và túi tiền của khách hàng.
Data giúp nhân viên dễ dàng chốt sale thành công
Ngoài ra khi hiểu rõ data khách hàng, nhân viên sẽ chuẩn bị những thông tin cần thiết để chủ động tiếp cận họ. Từ đó giới thiệu dịch vụ, sản phẩm phù hợp và nâng cao tỉ lệ chốt sales thành công. Có thể nói data khách hàng là công cụ để nhân viên bán hàng đọc đúng tâm lý của người mua.
Xử lý vấn đề phát sinh
Các doanh nghiệp Việt luôn xử lý các vấn đề khiếu nại từ khách hàng khá thiếu chuyên nghiệp. Để khắc phục được vấn đề này thì cần dựa vào data. Một nghiên cứu chỉ ra rằng có đến 95% khách hàng đồng ý cho doanh nghiệp cơ hội thứ hai để phục vụ họ nếu nhân viên xử lý khiếu nại lần đầu một cách nhanh chóng và trả lại kết quả kịp thời. Vậy nên tầm quan trọng của dữ liệu ứng dụng trong việc xử lý các tình huống phát sinh bất ngờ là rất lớn.
Doanh nghiệp cần đảm bảo giải quyết nhanh các phản hồi, để lợi ích của khách hàng không bị ảnh hưởng. Điều này vừa giúp xây dựng uy tín mà còn tạo thiện cảm cũng như có cơ hội xây dựng lòng trung thành của khách hàng.
Hỗ trợ nhân viên bán hàng
Nhân viên bán hàng là người gặp trực tiếp khách hàng và tạo ấn tượng đầu tiên với khách hàng. Cho nên data sẽ hỗ trợ họ trong nhiều đầu công việc như:
Chăm sóc khách hàng cũ: Mục đích như là lời nói cám ơn với khách hàng và còn giúp nhân viên bán hàng tìm hiểu xem họ có hài lòng với sản phẩm hay không. Việc làm này giúp doanh nghiệp tìm hiểu được nguyên nhân để khắc phục sản phẩm, dịch vụ. Đôi khi chính việc làm này giúp doanh nghiệp có được sự quay lại của khách hàng cũ hay được khách hàng cũ giới thiệu một người mới khác.
Thu thập phản hồi: Cách nghiên cứu dữ liệu ít tốn kém nhất đó là thu thập phản hồi khách hàng thông qua cuộc gọi điện trực tiếp từ nhân viên bán hàng. Chỉ với data sẵn có, việc làm này vừa hiệu quả mà vừa tiết kiệm công sức.
Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã có thể giải đáp được câu hỏi Data là gì, và tầm quan trọng của dữ liệu ra sao. Tầm quan trọng của dữ liệu đối với doanh nghiệp là điều không thể phủ nhận. Biết cách thu thập cũng như khai thác dữ liệu một cách chọn lọc để nâng cao hiệu quả làm việc. Chúc bạn thành công.
