Top 7 lưu ý về công nghệ: vì sao nên có một danh sách thay vì học rời rạc
Top 7 lưu ý về công nghệ giúp bạn xử lý phần lớn sự cố máy tính hằng ngày. Nhiều người dùng máy tính đã nhiều năm nhưng vẫn gặp cùng một kiểu sự cố: máy chậm đi, file biến mất, tài khoản bị khóa đúng lúc cần gấp nhất. Phần lớn những chuyện này không đến từ một lỗi lớn. Chúng thường bắt nguồn từ vài thói quen nhỏ bị bỏ qua hết lần này đến lần khác.
Bài này tổng hợp bảy lưu ý mà chúng tôi thấy có tác dụng nhất khi hướng dẫn người mới và nhân viên văn phòng làm quen với công nghệ. Mỗi lưu ý đều có một tình huống cụ thể đi kèm, để bạn hình dung được vì sao nó quan trọng.
Bạn không cần nhớ hết ngay từ đầu. Chỉ cần làm xong hai ba điều đầu tiên, phần còn lại sẽ dễ theo hơn nhiều.
1. Sao lưu dữ liệu theo quy tắc hai nơi
Ổ cứng ngoài hay một dịch vụ lưu trữ đám mây đều được, miễn là bạn có ít nhất hai bản sao ở hai nơi khác nhau. Chúng tôi từng gặp một trường hợp: một bạn sinh viên giữ bản luận văn trên đúng một ổ cứng, ổ hỏng vào tuần nộp bài. Bạn ấy mất gần hai ngày để thử phần mềm cứu dữ liệu, và kết quả chỉ lấy lại được một phần.
- Đặt lịch sao lưu tự động hằng tuần thay vì nhớ làm tay.
- Nếu dùng đám mây, mở thử một tệp bất kỳ trên máy khác để chắc chắn đã đồng bộ.
- Đừng tin hoàn toàn vào dấu tích xanh: tiến trình có thể đã dừng từ tuần trước.
2. Cập nhật hệ điều hành và phần mềm đúng lúc
Bản cập nhật không chỉ thêm tính năng mới. Phần lớn là vá các lỗ hổng bảo mật đã được công bố, và kẻ xấu thường nhắm vào chính những lỗ hổng đó. Bạn không cần cài ngay khi vừa có bản mới, nhưng cũng đừng để máy tồn tại nhiều tháng mà chưa cập nhật lần nào.
Chọn khung giờ không làm việc, ví dụ tối trước khi đi ngủ, rồi để máy tự khởi động lại. Với các phần mềm cài thêm như trình duyệt, ứng dụng ngân hàng hay trình soạn thảo, hãy tải từ trang chính thức của nhà phát triển. Đừng tìm bản “đã bẻ khóa” hay bản “tối ưu” trên các trang lạ, vì đó là nơi dễ gắn thêm phần mềm đính kèm mà bạn không mong muốn.
3. Dùng mật khẩu dài và trình quản lý mật khẩu
Mật khẩu ngắn kiểu ngày sinh hay tên thú cưng thường bị đoán ra rất nhanh. Thay vì đặt một chuỗi ký tự khó đến mức quên luôn, bạn có thể dùng cụm từ dài gồm bốn đến năm từ không liên quan nhau, thêm một chữ số và một ký tự đặc biệt.
Đừng dùng chung một mật khẩu cho email, mạng xã hội và ngân hàng. Khi một trang bị lộ dữ liệu, kẻ gian sẽ thử đúng bộ thông tin đó ở nhiều nơi khác. Trình quản lý mật khẩu giúp bạn tạo và lưu từng mật khẩu riêng, nên bạn chỉ cần nhớ một mật khẩu chính duy nhất. Chọn một mật khẩu chính thật dài và đừng lưu nó trong ghi chú không mã hóa.
4. Bật xác thực hai lớp cho tài khoản quan trọng
Xác thực hai lớp thường là mã gửi qua ứng dụng xác thực hoặc tin nhắn, đôi khi là khóa vật lý cắm vào máy. Nó không hoàn hảo, nhưng chặn được phần lớn các lần đăng nhập trái phép chỉ dựa vào mật khẩu bị lộ.
Bạn nên bật trước cho email chính, vì email thường là chìa khóa để khôi phục hầu hết tài khoản khác. Nếu được cấp mã dự phòng, hãy lưu ở nơi an toàn, đừng chụp màn hình rồi gửi lại qua tin nhắn cho ai đó.
5. Cẩn thận khi kết nối wifi công cộng
Quán cà phê, sân bay hay thư viện đều có wifi miễn phí, nhưng bạn không biết ai đang cùng mạng với mình. Khi cần đăng nhập tài khoản ngân hàng hay chuyển tiền, hãy chờ có dữ liệu di động hoặc dùng một cách kết nối an toàn hơn.
Đừng để trình duyệt tự ghi nhớ mật khẩu trên máy dùng chung. Nếu buộc phải đăng nhập trên máy tính công cộng, nhớ đăng xuất và đóng hẳn cửa sổ trình duyệt trước khi rời đi. Bạn có thể đọc thêm hướng dẫn dùng trình duyệt an toàn khi truy cập wifi công cộng để biết thêm các thiết lập nên bật.
6. Phân biệt tin nhắn và liên kết lừa đảo
Kẻ gian thường gửi tin nhắn giả danh ngân hàng, cơ quan thuế hay đơn vị giao hàng, kèm một đường link yêu cầu nhập lại thông tin. Dấu hiệu dễ thấy là:
- Tên miền lạ, không khớp với thương hiệu.
- Câu chữ sai chính tả hoặc lủng củng.
- Giọng điệu thúc giục hành động trong vài phút.
Khi nghi ngờ, đừng bấm vào liên kết trong tin nhắn. Hãy tự gõ địa chỉ trang chính thức hoặc mở ứng dụng để kiểm tra. Nếu lỡ nhập thông tin, đổi mật khẩu ngay, rồi liên hệ đơn vị liên quan để khóa tài khoản nếu cần.
7. Giữ máy gọn gàng và kiểm tra dung lượng định kỳ
Ổ cứng gần đầy là một lý do khiến máy chậm và dễ lỗi khi cập nhật. Thay vì xóa ngẫu nhiên, hãy mở thư mục tải về và tìm các tệp video hoặc file cài đặt cũ trước. Ứng dụng không dùng nữa nên gỡ bỏ, vì nhiều ứng dụng vẫn chạy nền và chiếm tài nguyên.
Một mẹo nhỏ là xem danh sách ứng dụng khởi động cùng máy. Tắt những mục bạn không cần ngay khi bật máy thường giúp thời gian chờ ngắn lại rõ rệt. Nếu chưa chắc nên tắt mục nào, hãy tra tên ứng dụng trước khi thay đổi.
Nên bắt đầu từ việc nào
Bạn không cần làm đủ bảy việc trong một buổi tối. Chọn việc dễ nhất, ví dụ bật xác thực hai lớp cho email, rồi làm tiếp việc thứ hai vào cuối tuần. Sau vài tuần, những thói quen này sẽ thành phản xạ, và bạn sẽ ít bị gián đoạn hơn khi làm việc với máy tính.
Nếu muốn so sánh với các lỗi thường gặp, bạn có thể xem thêm bài về những sai lầm hay gặp khi dùng công nghệ. Còn nếu hay dùng điện thoại để làm việc, bài về trợ lý ảo trên điện thoại sẽ giúp bạn hiểu thêm các tính năng đang có sẵn trên máy.
Về an toàn thông tin nói chung, bạn có thể tham khảo các hướng dẫn từ cổng thông tin chính thức của cơ quan quản lý ngành công nghệ thông tin. Và nếu muốn đọc nền tảng khái niệm, phần giới thiệu trên Wikipedia tiếng Việt về công nghệ thông tin là điểm bắt đầu gọn gàng.