Đây là hướng dẫn sử dụng máy tính và internet dành cho người làm việc từ xa, bắt đầu từ câu chuyện có thật của một bạn làm remote cho công ty nước ngoài từng nhắn tin than với chúng tôi. Giữa buổi họp quan trọng với sếp bên Mỹ, mạng nhà bạn tự nhiên rớt liên tục, hình ảnh giật, tiếng đứt quãng. Buổi họp phải dời lại vì không ai nghe rõ ai nói gì. Trước đó một tháng, bạn đã đổi sang gói cước mạng cao hơn, nhưng vấn đề vẫn không cải thiện là bao.
Làm việc từ xa nhưng mạng chập chờn ảnh hưởng nghiêm trọng đến công việc
Nhiều người không biết cách kiểm tra tốc độ, tối ưu router tại nhà
Câu chuyện của bạn làm remote nói trên khá phổ biến. Phần lớn người dùng chỉ nghĩ tới việc đổi gói cước cao hơn khi mạng chậm, mà quên kiểm tra xem router, tức thiết bị phát wifi tại nhà, có đang hoạt động đúng công suất hay không.
Việc đầu tiên nên làm khi nghi ngờ mạng chậm là đo tốc độ thực tế bằng công cụ đo tốc độ mạng miễn phí. Sau đó, so sánh con số đo được với tốc độ đã đăng ký với nhà mạng.
Với công việc cần họp video liên tục, tốc độ tải lên tối thiểu nên đạt khoảng ba đến năm Mbps ổn định. Con số này quan trọng hơn tốc độ tải xuống mà nhiều người chỉ chăm chăm nhìn vào. Nếu tốc độ đo được thấp hơn hẳn so với gói cước đã đăng ký, nguyên nhân thường không nằm ở nhà mạng mà ở chính router tại nhà chưa được tối ưu đúng cách.
Dùng chung mạng với nhiều thiết bị khác khiến kết nối bị chậm
Router gia đình vốn được thiết kế để chia sẻ băng thông cho nhiều thiết bị cùng lúc, nhưng khả năng này có giới hạn. Giới hạn đó thường bị bỏ qua khi cả nhà cùng dùng mạng vào cùng một khung giờ.
Một chiếc router phổ thông cho gia đình thường xử lý tốt khoảng mười đến mười lăm thiết bị kết nối cùng lúc. Tuy nhiên, nếu trong đó có vài thiết bị đang tải phim độ phân giải cao hoặc chơi game online, băng thông dành cho công việc của bạn sẽ bị chia sẻ đáng kể, dù tổng số thiết bị chưa vượt giới hạn kỹ thuật.
Trước khi đổ lỗi cho nhà mạng, việc chọn đúng nhà cung cấp dịch vụ internet ngay từ đầu cũng quan trọng không kém. Có thể tham khảo thêm khái niệm, định nghĩa IAP tức nhà cung cấp dịch vụ truy cập internet là gì mà chúng tôi từng giải thích, để hiểu rõ hơn vai trò của đơn vị đứng sau đường truyền bạn đang dùng mỗi ngày.
Hướng dẫn sử dụng máy tính và internet ổn định khi làm việc từ xa
Đặt vị trí router hợp lý, hạn chế vật cản tín hiệu
Biết được nguyên nhân rồi, bước tiếp theo là điều chỉnh lại cách bố trí thiết bị tại nhà, một việc đơn giản nhưng lại cải thiện chất lượng mạng rõ rệt mà không tốn thêm chi phí.
Router nên đặt ở vị trí trung tâm nhà, cách xa tường bê tông dày, tủ kim loại hay lò vi sóng. Đây đều là những vật cản làm suy giảm tín hiệu wifi đáng kể. Đặt router trên cao, thoáng, cách mặt sàn khoảng một mét rưỡi trở lên, thường cho vùng phủ sóng tốt hơn nhiều so với đặt dưới gầm bàn hay góc khuất. Với nhà nhiều tầng, nếu phòng làm việc ở tầng xa router, nên cân nhắc thêm thiết bị mở rộng sóng thay vì cố chịu đựng tín hiệu yếu mỗi ngày.
Cách kiểm tra và khắc phục sự cố mạng cơ bản trước khi gọi nhà mạng
Trước khi gọi tổng đài nhà mạng, có vài bước kiểm tra cơ bản mà bạn hoàn toàn tự làm được. Việc này vừa tiết kiệm thời gian chờ đợi, vừa giúp mô tả đúng vấn đề hơn nếu vẫn cần hỗ trợ.
- Khởi động lại router bằng cách rút nguồn khoảng mười giây rồi cắm lại, giúp thiết bị làm mới bộ nhớ tạm đang bị quá tải.
- Kiểm tra dây cáp mạng có bị lỏng, gãy gập ở đầu nối hay không, đặc biệt nếu router đã dùng lâu năm.
- Thử kết nối bằng dây mạng trực tiếp vào máy tính thay vì wifi, để xác định vấn đề nằm ở sóng wifi hay ở đường truyền gốc.
Nếu đã thử hết các bước trên mà tình trạng vẫn không cải thiện, lúc đó mới nên gọi nhà mạng. Hãy kèm theo thông tin cụ thể như tốc độ đo được, thời điểm mạng hay chập chờn, giúp kỹ thuật viên xác định vấn đề nhanh hơn nhiều so với chỉ nói chung chung “mạng chậm”.
Bảo vệ máy tính và kết nối internet an toàn khi làm việc từ xa
Dùng mạng riêng ảo khi truy cập dữ liệu công việc nhạy cảm
Ngoài tốc độ, độ an toàn của kết nối cũng là điều nhiều người làm việc từ xa dễ bỏ qua. Điều này đặc biệt đúng khi phải truy cập vào hệ thống nội bộ công ty từ mạng gia đình.
Mạng riêng ảo, gọi tắt là VPN, tạo ra một đường truyền được mã hóa riêng giữa máy tính của bạn và hệ thống công ty. Nhờ đó, dữ liệu di chuyển qua lại không bị lộ ra ngoài dù đang dùng chung mạng wifi công cộng hay mạng nhà chưa được bảo mật kỹ.
Với những công ty vận hành hệ thống nội bộ trên máy chủ riêng, việc hiểu thêm về hạ tầng phía sau cũng giúp bạn trao đổi hiệu quả hơn với đội IT khi gặp sự cố kết nối. Có thể tham khảo thêm thế nào là VPS, những thông tin cần biết mà chúng tôi từng chia sẻ, một khái niệm hạ tầng thường gắn liền với hệ thống mà VPN của công ty bạn đang kết nối tới.
Cập nhật phần mềm diệt virus và trình duyệt thường xuyên
Máy tính làm việc từ xa thường lưu nhiều tài liệu, thông tin công việc nhạy cảm. Vì vậy, việc giữ phần mềm bảo mật luôn cập nhật quan trọng hơn nhiều so với máy tính chỉ dùng giải trí thông thường.
Phần mềm diệt virus cần cập nhật cơ sở dữ liệu nhận diện mã độc thường xuyên, tốt nhất nên bật chế độ tự động cập nhật thay vì đợi nhắc mới cập nhật thủ công.
Trình duyệt web cũng vậy, các bản vá bảo mật thường được phát hành đều đặn để khắc phục các lỗ hổng mới phát hiện. Bạn dùng bản trình duyệt càng cũ thì nguy cơ bị khai thác lỗ hổng càng cao. Việc hiểu rõ khái niệm dữ liệu và cách nó di chuyển qua lại giữa các hệ thống cũng giúp bạn cẩn trọng hơn khi làm việc từ xa. Có thể tham khảo thêm bài viết về khái niệm, định nghĩa dữ liệu là gì, để hiểu rõ hơn vì sao dữ liệu công việc cần được bảo vệ cẩn thận khi truyền qua mạng.
Ngoài việc bảo vệ dữ liệu công việc, không ít người làm IT từ xa còn tranh thủ kinh doanh sản phẩm số song song với công việc chính. Khi đó, một kênh bán hàng ổn định cũng quan trọng không kém gì đường truyền internet mượt mà. Bạn có thể tham khảo dịch vụ thiết kế website bán hàng tại mona.media nếu đang có nhu cầu xây kênh bán hàng riêng cho sản phẩm số của mình.
Kết luận
Hiểu đúng cách kiểm tra, tối ưu kết nối internet giúp việc làm từ xa trơn tru hơn hẳn, thay vì cứ mỗi lần mạng chập chờn lại vội đổ lỗi cho nhà mạng như câu chuyện bạn làm remote mà chúng tôi kể ở đầu bài. Đây cũng chính là những kiến thức nền tảng trong hướng dẫn sử dụng máy tính và internet mà ai làm việc từ xa cũng nên nắm vững. Từ việc đặt đúng vị trí router, kiểm tra sự cố cơ bản, tới dùng VPN khi cần truy cập dữ liệu nhạy cảm, mỗi bước nhỏ đều góp phần giữ cho ngày làm việc từ xa của bạn ít gián đoạn hơn.
Nếu công việc của bạn phụ thuộc nhiều vào các cuộc họp video hay truy cập hệ thống công ty liên tục, hãy dành ra một buổi cuối tuần để rà lại toàn bộ thiết lập mạng tại nhà theo các bước trên. Đó là khoản đầu tư thời gian nhỏ nhưng giúp tránh được không ít tình huống dở khóc dở cười giữa giờ làm việc quan trọng.
